46. Thủ tục giao trả tài liệu, hiện vật

Cập nhật lúc: 08:52 14/08/2017

 

Thủ tục giao trả tài liệu, hiện vật.

 

Việc giao trả tài liệu, hiện vật gửi được thực hiện khi hết hạn Hợp đồng gửi, nhận gửi tài liệu, hiện vật, tại địa điểm do hai bên thỏa thuận.

Bước 1: Tổ chức, cá nhân đề nghị giao trả tài liệu, hiện vật chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định của pháp luật

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch Đắk  Lắk

+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn trao cho người nộp.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hoàn thiện theo quy định.

- Thời gian nộp hồ sơ: vào các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6

+ Sáng:  Từ 7 đến 11 giờ

+ Chiều: Từ 13 giờ 30 đến 16 giờ 30

Bước 3: Trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch Đắk  Lắk vào các ngày làm việc trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6.

 

Cách thức thực hiện:

 

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện và nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch tỉnh Đắk Lắk. Địa chỉ: Số 48 Nguyễn Tất Thành, TP Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk

 * Thành phần, số lượng hồ sơ: (01 bộ)

(1) Hợp đồng gửi, nhận gửi tài liệu, hiện vật;

(2) Biên bản giao, nhận tài liệu, hiện vật;

 (3) Chứng minh thư nhân dân còn thời hạn sử dụng (đối với cá nhân Việt Nam) hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng (đối với cá nhân là Việt kiều và người nước ngoài) của người nhận tài liệu, hiện vật;

(4) Giấy ủy quyền nhận lại tài liệu, hiện vật gửi có công chứng hoặc chứng thực (trường hợp người đến nhận tài liệu, hiện vật được Bên gửi là cá nhân ủy quyền) hoặc văn bản cử người đại diện đến nhận tài liệu, hiện vật xác nhận của pháp nhân Bên gửi (trường hợp người đến nhận tài liệu, hiện vật được Bên gửi là tổ chức cử);

(5) Giấy xác nhận quyền thừa kế theo quy định của pháp luật (trong trường hợp cá nhân nhận tài liệu, hiện vật là tài sản được thừa kế từ Bên gửi).

 

* Thời hạn giải quyết:

            Thời hạn giải quyết thủ tục giao trả tài liệu, hiện vật tối đa là 05 ngày làm việc kể từ khi Bên gửi xuất trình đầy đủ các giấy tờ; trường hợp giao trả tài liệu, hiện vật có số lượng lớn, hai bên tự thỏa thuận

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân.

* Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch.

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản trả lời             

* Phí, lệ phí: Không

 

* Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

 

* Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Bên gửi và Bên nhận gửi cùng phối hợp thực hiện việc giao trả tài liệu, hiện vật theo trình tự sau đây:

- Kiểm tra tình trạng tài liệu, hiện vật được giao trả;

- Lập Biên bản thanh lý Hợp đồng gửi, nhận gửi tài liệu, hiện vật, theo Mẫu số 6 ban hành kèm theo Thông tư này;

- Lập Biên bản giao, nhận tài liệu, hiện vật, theo Mẫu số 5B ban hành kèm theo Thông tư này;

 

- Bên nhận gửi thực hiện việc giao trả tài liệu, hiện vật cho Bên gửi;

 

- Bên nhận gửi giao cho Bên gửi bản sao các văn bản, tài liệu liên quan đến việc bảo quản, phát huy giá trị tài liệu, hiện vật gửi hình thành trong quá trình thực hiện việc nhận gửi tài liệu, hiện vật.

Sau khi trả tài liệu, hiện vật, Bên nhận gửi có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc nhận gửi và giao trả tài liệu, hiện vật theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

 

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

 

- Luật Di sản văn hóa ngày 29/6/2001 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Di sản văn hóa ngày 18/6/2009;

- Căn cứ Bộ luật dân sự ngày 14/6/2005;

- Nghị định số 98/2010/NĐ-CP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật di sản văn hóa và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật di sản văn hóa;

- Thông tư số 20/2012 /TT-BVHTTDL ngày 28 tháng 12 năm 2012  của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Mẫu số 6

 

 (Ban hành kèm theo Thông tư số 20/2012 /TT-BVHTTDL ngày 28 tháng 12 năm 2012

 

của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)

                                              

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

____________________________________________________

 

 

 

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

 

GỬI, NHẬN GỬI TÀI LIỆU, HIỆN VẬT

 

Số:……./BBTLHĐ -…

 

 

 

- Căn cứ Hợp đồng …….. số ……/HĐGNGTLHV ký  ngày ……/........./.........;

 

- Căn cứ Biên bản giao, nhận tài liệu, hiện vật ngày........./........./..........;

 

- Căn cứ Bản quyết toán kinh phí ngày......../......../..........

 

Hôm nay, ngày ....... tháng ....... năm 20......,

Tại ...................................................................................................................................

Chúng tôi gồm:

 

Bên A (người đại diện của Bên gửi)

Họ và tên: ......................................................................................................................

- Năm sinh: ....................................................................................................................

- Chức vụ: ......................................................................................................................

- Giấy CMND: Số .................... ngày cấp ......../......./.......... nơi cấp .....................

Đại diện cho (nếu là tổ chức): ..................................................................................

- Địa chỉ: ........................................................................................................................

- Điện thoại: ..................................................................................................................

 

Bên B (người đại diện của Bên nhận gửi)

Họ và tên: ......................................................................................................................

            - Năm sinh: ...................................................................................................................

- Chức vụ: ......................................................................................................................

- Giấy CMND: Số .................... ngày cấp ......../......./.......... nơi cấp .....................

Đại diện cho ....(Bên nhận gửi): ...............................................................................

- Địa chỉ:.........................................................................................................................

- Điện thoại: ..................................................................................................................

Hai bên cùng thống nhất ký kết Biên bản thanh lý hợp đồng với nội dung như sau:

1. Thanh lý Hợp đồng … số … ký ngày …tháng …năm….. giữa hai bên.

2. Bên B đã giao trả lại đủ số tài liệu, hiện vật cho Bên A, và Bên A đã trả đủ kinh phí cho Bên B như thỏa thuận trong hợp đồng.

3. Kể từ ngày ký Biên bản thanh lý hợp đồng, quyền, nghĩa vụ của hai bên đã được thực hiện đầy đủ và sẽ chấm dứt Hợp đồng gửi, nhận gửi tài liệu, hiện vật mà không có bất cứ vướng mắc hay tranh chấp gì.

Biên bản thanh lý hợp đồng gửi, nhận gửi tài liệu, hiện vật này được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản./.

 

 

BÊN A

 

                   Chức vụ (nếu có)

 

(Ký tên, đóng dấu) (nếu có)

 

Họ và tên

 

                          BÊN B

Chức vụ

 

(Ký tên, đóng dấu)

 

 Họ và tên

 

Mẫu số 5B

 

 (Ban hành kèm theo Thông tư số 20/2012 /TT-BVHTTDL ngày 28 tháng 12 năm 2012  của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)

 

 

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN CQ, TC NHẬN GỬI

       ________________________

 Số:                /BBGN-…..

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

        _____________________________________________

 

                          

BIÊN BẢN GIAO, NHẬN TÀI LIỆU, HIỆN VẬT

 

Thực hiện Hợp đồng gửi, nhận gửi tài liệu, hiện vật số.... ngày .... tháng .... năm…

Hôm nay, ngày ....... tháng ........ năm ..............,

Tại ............................................................................................................................,

Chúng tôi gồm có:

 

I. BÊN GIAO TÀI LIỆU, HIỆN VẬT (Bên nhận gửi):

Tên tổ chức trả tài liệu, hiện vật: ..............................................................................

- Địa chỉ: ........................................................ Điện thoại.........................................

Đại diện là ông/bà:

- Năm sinh: ...............................................................................................................

- Chức vụ: .................................................................................................................

- Giấy CMND: Số .................... ngày cấp ......../......./.......... nơi cấp .......................

 

II. BÊN NHẬN TÀI LIỆU, HIỆN VẬT (Bên gửi):

Tên tổ chức (trường hợp Bên nhận là tổ chức): .......................................................

- Địa chỉ: ........................................................ Điện thoại.........................................

Họ và tên người nhận (người đại diện do tổ chức cử đến nhận): .............................

- Năm sinh: ...............................................................................................................

- Chức vụ: .................................................................................................................

- Giấy CMND: Số .................... ngày cấp ......../......./.......... nơi cấp .......................

Họ và tên người nhận hoặc người được ủy quyền (trường hợp Bên nhận là cá nhân): ...............................................................................................................................

- Năm sinh: ...............................................................................................................

- Địa chỉ: ......................................................... Điện thoại........................................

- Giấy CMND: Số ............... ngày cấp ......../......./.......... nơi cấp ............................

Chúng tôi đã tiến hành giao, nhận tài liệu, hiện vật với nội dung cụ thể như sau:

1. Danh mục tài liệu, hiện vật trả:

STT

Tên tài liệu, hiện vật

Thể loại/

Chất liệu

Tình trạng của tài liệu, hiện vật (1)

Ghi chú (2)

1

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Tài liệu liên quan kèm theo (nếu có): ………

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau: Bên giao giữ 02 bản; Bên nhận giữ 02 bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

 

Chức vụ (nếu có)

 

(Ký tên, đóng dấu) (nếu có)

 

Họ và tên

 

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

Chức vụ

 

      (Ký tên, đóng dấu)

 

     Họ và tên

 

 

 

 

 

 

 

Chú thích:

 

(1) - Đối với tư liệu DSVHPVT: Ghi rõ tình trạng phương tiện, thiết bị, vật liệu lưu giữ: nguyên, không nguyên vẹn (bong, tróc, phai màu,…), đã sửa chữa (chắp, nối….); Tình trạng thông tin lưu giữ (hình ảnh mờ, âm thanh không rõ tiếng…..).

     - Đối với DV, CV, BVQG: Ghi rõ tình trạng: nguyên, sứt, phai màu, mọt, đã sửa chữa, phong hóa…..

(2) Ghi chú: tư liệu DSVHPVT, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia.